Digitale Buchhaltung für den Einzelhandel

Ein Buchhaltungstool erlaubt es Einzelhändlern, alle Belege digital aufzubewahren, den Tagesabschluss in Sekunden zu vollziehen und die Kommunikation mit dem Finanzamt zu beschleunigen. Im aktuellen Ratgeber “Digitale Buchhaltung für Einzelhändler” erfahren Sie, warum Sie vom Einsatz einer digitalen Buchhaltung profitieren, welche Funktionen ein Buchhaltungstool im Einzelhandel leisten sollte und warum Sie Ihr Kassensystem mit der Buchhaltungssoftware verbinden sollten.

Zahlungsabgleich und Buchungsvorgänge leichter abwickeln

Mit dem Einsatz der richtigen Buchhaltungssoftware wird die Buchführung Ihres Einzelhandels Business einfacher, schneller und fehlerfrei. Der Abgleich der Zahlungsinformationen und deren Verbuchung erfolgt automatisch und finanzamtkonforme Buchungssätze können dank intelligenter Buchungsassistenten im Handumdrehen erstellt werden.

Verbindung Kassensystem (POS) und Buchhaltungssystem

Achten Sie bei der Wahl der Buchhaltungssoftware auf einen nahtlosen Austausch mit Ihrem Kassensystem (POS) / Ihrer Kassensoftware. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Datensätze Ihrer Kasse (POS) fehlerfrei an das Buchhaltungssystem übergeben werden. Bei der Verbindung von flour Kassensystem und dem Buchhaltungssystem Kontolino! erfolgt der Datenaustausch, also die Überführung von Belegen in transaktionsgenaue Buchungssätze automatisch bei Tagesabschluss.

Komplexe Buchungsvorgänge im Einzelhandel

Die manuelle Bearbeitung komplexer Buchungssätze wie Gutscheine, Split-Zahlungen oder Anzahlung nehmen oft viel Zeit in Anspruch. Ein digitales Buchhaltungssystem schafft auch hier Abhilfe und freie Kapazitäten, die Sie besser in das Unternehmenswachstum investieren. Achten Sie jedoch, wie im Abschnitt “Zahlungsabgleich und Buchungsvorgänge” beschrieben darauf, dass Ihr Buchhaltungssystem diese, für den Einzelhandel typischen Buchungssätze, problemlos aus dem Kassensystem übernehmen und transferieren kann. Oft scheitert die Einführung von Buchhaltungstools an den Anforderungen des Einzelhandels. Achten Sie daher bei der Wahl des Tools auf die Funktionsvielfalt einzelhandelspezifischer Buchungsvorgänge.

Sogenannte “komplexe”, jedoch für den Einzelhandel notwendige Buchungsvorgänge sind unter anderem:

  • Split-Zahlung

  • Barauszahlung von Wertgutscheinen

  • Anzahlungen

  • Bonusgutscheine

  • EC-Stornos

  • Rücknahme von Artikeln

  • Annahme von Altgutscheinen

  • Individuelle Entnahme- und Einlagearten


Ordnungsgemäße Buchführung im Einzelhandel

Der Vollzug einer ordnungsgemäßen Buchführung wird durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz: GoB und wenn es um die elektronische Buchhaltung geht GoBD vorgeschrieben. Die Richtigkeit der Buchführung betrifft dabei:

  • Belegpflicht und Nachprüfbarkeit: eine Buchung darf nur mit Beleg erfolgen. Keine Buchung ohne Beleg!

  • Vollständigkeit: lückenloses Führen der Bücher. Jeder Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden.

  • Klarheit und Übersichtlichkeit

  • Richtigkeit: alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl formell als auch materiell richtig gebucht werden.

  • Zeitsaspekt: die Buchungen sind innerhalb einer angemessenen Frist vorzunehmen.

  • Aufbewahrung: dür die meisten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 bzw. 10 Jahren.

Eine digitale Buchhaltung unterstützt Sie bei der Einhaltung einer ordnungsgemäßen Buchführung im Einzelhandel. Sie profitieren zudem von einer deutlich geringeren Fehlerquote, da Fehler im Buchhaltungstool umgehend und automatisch aufgezeigt werden. So können Probleme erst gar nicht entstehen und Sie sind auf der rechtlich sicheren Seite.

Digitale Archivierung und Geschwindigkeit

Verabschieden Sie sich von aufwendigen Papierbergen, manuellem Sortieren und Lagern Ihrer Belge. Dank der digitalen Archivierung aller Belege durch das elektronische Buchhaltungssystem liegen alle Belege an einem sicheren Ort. Auch profitieren Sie in einigen Buchhaltungssystemen von der integrierten Volltextsuche. So lassen sich Belege in wenigen Sekunden finden, anpassen und prüfen. Der Aufwand der Buchhaltung für Unternehmen wird minimiert und eigene, wie auch die Kapazitäten der Mitarbeiter können anderweitig eingesetzt werden. Gerade in der doppelten Buchhaltung kann eine Vorkontierung eine immense Zeitersparnis bieten.

Mehr Platzersparnis dank cloudbasierter Buchhaltung

Bei der Umstellung auf eine Cloud-basiertes Buchhaltungstool, wie Kontolino! reduziert sich das Mobiliar für Ihre Buchhaltung auf einen PC, denn die Daten werden im besten Fall automatisch vom Kassensystem an das Buchhaltungssystem zur Weiterverarbeitung übertragen. So können Sie problemlos von überall auf der Welt arbeiten. Die Lockdowns in Zeiten von COVID-19 haben erneut aufgezeigt wie wichtig es ist ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen zu können.

Sustainable Commerce — Ihr grüner Fußabdruck zählt

Deutschland ist beim Papierverbrauch Spitzenreiter der G20-Staaten. Die elektronische Buchhaltung hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Reduzierung dieser Papierflut. Vorreiter für den nachhaltigen Einzelhandel setzen zudem auf digitale Kundenbelege. Das Kassensystem flour bietet seinen Kunden einen solchen Service schon im Standard-Paket flour Basic an. Mit der Funktion digitaler Kassenbon stellen Sie Ihren Kunden den Kassenbon per QR-Code digital zur Verfügung. Der Kunde scannt den QR-Code mit seinem Smartphone und kann den Kassenbon ganz einfach digital als PDF herunterladen. So sparen Sie zusätzlich Zeit, Ressourcen und tauschen nie wieder Kassenbonrollen aus.

Auf kostenlose Buchhaltungssoftware setzen?

Wir raten von kostenfreien Buchhaltungssystemen ab. Denken Sie immer daran, dass Sie Ihre sensiblen Daten in dritte Hände übergeben. Ein professionelles Buchhaltungssystem muss Ihnen einen ausgezeichneten Service und einen starken Funktionsumfang bieten. Kostenfreie Tools weisen meist ein Defizit auf der ein oder anderen Seite auf. Doch seien Sie beruhigt, ausgezeichnete und professionelle Buchhaltungssoftware wie Kontolino! stehen Ihnen schon ab nur 6 Euro monatlich zur Verfügung.


Die Wahl der Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe, Kleinunternehmer und Einzelhändler

Die digitale Buchhaltung bietet eine Vielzahl an Vorteilen, solange sie über die notwendigen Funktionen die für den Einsatz im Einzelhandel wichtig sind verfügt. Bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware sollten Sie zusammenfassend auf die nachfolgenden Aspekte Wert legen:

  • Intuitive Bedienbarkeit der Applikation

  • Die Software eignet sich sowohl für die EÜR wie auch für die doppelte Buchführung

  • Für den Einzelhandel typische Buchungssätze sollten problemlos abgewickelt werden können:

  • Split-Zahlung

  • Barauszahlung von Wertgutscheinen

  • Anzahlungen

  • Bonusgutscheine

  • EC-Stornos

  • Rücknahme von Artikeln

  • Annahme von Altgutscheinen

  • Individuelle Entnahme- und Einlagearten

  • Das Tool erfüllt die Grundsätze der ordnungsgemässen digitalen Buchhaltung (GoBD)

  • Nahtloser Austausch mit Ihrem Kassensystem wie flour POS

  • Datev Import und Export

  • Das Tool verfügt über eine ELSTER-Schnittstelle, sodass Daten an das Finanzamt übermitteln werden können

  • Persönlicher Support in deutscher Sprache, um Fragen und Herausforderungen schnell und effizient zu lösen.


Mit der Kombination flour Kassensystem und Kontolino! Buchhaltungssystem setzen Einzelhändler auf eine starke Kombination. Die enge Partnerschaft der zwei Einzelhandelsexperten ermöglicht Händlern ein modernes Kassieren und Managen von Filialen nach höchstem Standard.

Vorteile von Kontolino!

  • Intelligenter Buchungsassistent: Alle Buchungen werden dank des smarten Buchungsassistenten fehlerfrei und schnell erfasst

  • Alle Anforderungen an kritische Buchungssätze im Einzelhandel werden erfüllt

  • Mit dem Kassenabschluss werden Ihre Belege automatisch von flour an Kontolino! gesendet und mit dem entsprechenden Buchungssatz versehen.

  • Alle Belege werden finanzkonform und GoBD-konform gespeichert und stehen Ihnen an jedem Ort zu jeder Zeit zur Verfügung.

  • Erstellen Sie im Handumdrehen übersichtliche Auswertungen z.B. BWA, SuSaLi, GuV, Handelsbilanz und EÜR

  • Erstellen Sie Ihre Steuermeldungen und senden Sie diese per integrierter Elster-Schnittstelle an das Finanzamt oder übergeben Sie diese per DATEV-Export an Ihren Steuerberater

  • Sie sind bilanzierungspflichtig? Auch hier ist Kontolino! die richtige Wahl. Übergeben Sie Ihre Handelsbilanz einschl. Anlagenspiegel über ebilanz oder ebilanz online.

Vorteile von flour Kassensystem

  • 100% Cloud Technologie für einen sofortigen Start und ein finanz konformes kassieren inklusive TSE.

  • Vollumfängliche Kassenlösung für einen Store oder eine Vielzahl an Filialen.

  • Umfangreiches Kassensystem und zentrale ERP-Funktionen, für ein operatives managen Ihres Einzelhandels Business

  • Modern kassieren mit dem Gerät der Wahl; ob Tablet, Mac, Smartphone oder Windows PC.

  • Verbinden Sie Store und Shop! Überverkäufe gehören der Vergangenheit an und der Artikelbestand ist zu jederzeit abgeglichen.

  • flour entspricht zu 100 % den gesetzlichen Anforderungen und entspricht den geltenden der Regelungen der GoBD und TSE. Ihre Belege können nahtlos an Ihr Buchhaltungssystem wie Kontolino!, lexoffice oder datev übergeben werden.

  • Dank modernster Technologie bietet Ihnen flour zu jeder Zeit volle Power und Sicherheit — ohne, dass Sie dafür aktiv werden müssen. Mittels automatisierter Updates sind Sie stets auf der aktuellsten Version von flour und nutzen nur die neuesten Funktionen und Sicherheitsstandards.

Testen Sie hier flour kostenfrei und unverbindlich

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