Kassenlade, TSE und Protokollierung: Was wirklich Pflicht ist und was nicht

Die Frage hören wir bei flour sehr häufig: „Wird jede Öffnung der Kassenlade protokolliert und in der TSE erfasst?“

Die klare Einordnung: Nicht die Öffnung der Lade ist der steuerlich relevante Kernpunkt, sondern der Vorgang, der dahinter steht. Also zum Beispiel ein Verkauf, ein Storno, eine Einlage oder eine Entnahme.

In diesem Beitrag erklären wir, was rechtlich vorgeschrieben ist, was optional ist, und wie Sie das alles in der Praxis sauber umsetzen.

Wofür die TSE da ist

Die Technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, soll sicherstellen, dass aufzeichnungspflichtige Vorgänge in einem elektronischen Kassensystem vollständig, nachvollziehbar und nachträglich erkennbar dokumentiert werden. Vereinfacht gesagt: Es soll Manipulationen erschweren und Lücken sichtbar machen.

Wichtig dabei: Die TSE sichert Vorgänge, nicht jede technische Aktion rund um die Kasse.

Ist “Kassenlade auf” ein eigener Pflichtvorgang?

In der Regel nein. Eine Kassenladenöffnung ist zunächst eine technische Handlung. Steuerlich relevant wird es erst, wenn damit eine Geldbewegung oder ein Geschäftsvorfall verbunden ist. Das ist auch logisch, denn eine Kassenlade ist am Ende nur eine Aufbewahrung für Bargeld. Ob sie elektrisch über die Kasse geöffnet wird oder mit einem Schlüssel, ist für die steuerliche Aufzeichnungspflicht nicht automatisch entscheidend.

Was wirklich pflichtig ist

Pflichtig ist die korrekte Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Kassenbewegungen, die den Bargeldbestand verändern.

Typische Geschäftsvorfälle:

• • Verkauf und Zahlung
  • Storno, Retoure, Korrektur
  • Gutschein-Ausgabe und Gutschein-Einlösung, wenn im System abgebildet

Typische Kassenbewegungen:

• • Einlagen, z.B. Wechselgeld einlegen, Privat- oder Betriebseinlage
  • Entnahmen, z.B. Geld zur Bank, Privatentnahme, Barzahlung aus der Kasse

Einlage und Entnahme sind entscheidend, nicht die Öffnung

Wenn Bargeld eingelegt oder entnommen wird, ist das eine aufzeichnungspflichtige Kassenbewegung. Diese Bewegungen müssen sauber dokumentiert sein, mit nachvollziehbarem Grund und korrektem Betrag. Das bedeutet in der Praxis:

• • Sie können die Lade zehnmal öffnen, ohne dass ein steuerlich relevanter Vorgang entsteht.
  • Sie können die Lade einmal öffnen, um Geld zu entnehmen. Dann ist genau diese Entnahme zu dokumentieren, nicht die Öffnung.

Muss jede Kassenladenöffnung in der TSE erfasst werden?

Nein, es gibt keine allgemeine Pflicht, jede Ladenöffnung als eigenes TSE-Ereignis zu signieren. Was die TSE absichern soll, sind die relevanten Vorgänge. Eine reine Ladenöffnung ohne Bestandänderung ist normalerweise kein eigenständiger Pflichtvorgang.

Kann es trotzdem sinnvoll sein, Ladenöffnungen zu protokollieren?

Ja, aus organisatorischen oder sicherheitsbezogenen Gründen kann das sinnvoll sein, zum Beispiel:

• • Interne Kontrollprozesse
  • Schichtwechsel
  • Kassensturz-Situationen
  • Verdacht auf Fehlbestände

Wichtig: Die Protokollierung aus den genannten Gründen ist betriebs- und sicherheitsbezogen, jedoch nicht automatisch eine steuerliche Pflicht.

Muss die Kassenlade elektrisch an die Kasse angebunden sein?

Nein. Eine Kassenlade kann auch mechanisch per Schlüssel geöffnet werden. Entscheidend ist, dass die relevanten Vorgänge ordnungsgemäß erfasst werden.

Was bedeutet das konkret bei flour

Bei flour gilt derselbe Grundsatz: Die TSE-Absicherung bezieht sich auf Vorgänge, nicht auf die reine Hardware-Aktion „Lade auf“.

Einlagen und Entnahmen in flour:
In flour können Entnahmen und Einlagen individuell definiert werden, passend zu Ihrem Betrieb und Ihren Abläufen. Jede erfasste Einlage und Entnahme wird protokolliert und erscheint entsprechend in den Auswertungen.

Automatisches Kassenbuch in flour:
flour erzeugt automatisch ein Kassenbuch, das die protokollierten Einlagen und Entnahmen aufführt.
Wichtig für die Praxis: Bei Nutzung von flour ist kein zusätzliches, extern geführtes Kassenbuch notwendig, weil die Kassenbuchinformationen systemseitig aus den Daten entstehen.

Kassenbuch-Erzeugung beim Export:
Das Kassenbuch wird bei flour beim Export aus den Z-Abschlussdaten live erzeugt, so wie es in der Praxis gefordert ist. Sie arbeiten im Alltag also mit Ihren Vorgängen, und bei Bedarf exportieren Sie die relevanten Daten inklusive Kassenbuch.

So bleiben Sie in der Praxis auf der sicheren Seite:
1. Verkäufe und Stornos immer über die Kasse abwickeln, damit sie vollständig nachvollziehbar sind.
2. Einlagen und Entnahmen als eigene Kassenbewegungen erfassen, mit sauberem Betrag und Grund.
3. Z-Abschluss regelmäßig erstellen, damit Tagesdaten sauber abgeschlossen sind.
4. Exporte bei Bedarf ziehen, z.B. für Steuerberatung, interne Kontrolle oder Prüfung.

Wenn Sie möchten, zeigen wir Ihnen gern, wie Sie Einlagen und Entnahmen in Ihrem Setup am sinnvollsten definieren und welche Exporte für Sie am relevantesten sind.

Häufige Fragen, kurz beantwortet

Ist die Ladenöffnung ohne Verkauf ein Problem?
Nein, solange keine Geldbewegung undokumentiert bleibt.

Muss jede Öffnung signiert werden?
Nein, entscheidend sind die relevanten Vorgänge, insbesondere Einlagen, Entnahmen, Verkäufe und Stornos.

Was ist das häufigste Problem in Prüfungen?
Dass Einlagen und Entnahmen nicht sauber erfasst oder nicht nachvollziehbar dokumentiert wurden.

Fazit

Die Öffnung der Kassenlade ist grundsätzlich nicht der relevante Pflichtpunkt. Rechtlich entscheidend ist, dass Verkäufe, Stornos und Kassenbewegungen wie Einlagen und Entnahmen korrekt erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind. Genau darauf kommt es auch bei einer Prüfung an.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Einzelfälle empfiehlt sich die Abstimmung mit Steuerberater oder Prüfer.