Einzel-, Multichannel- und Omnichannel-Händler aufgepasst - ab Oktober 2020 startet die gesetzliche Pflicht der TSE

Was ist die TSE? 

Für alle Händler in Deutschland, die ein digitales Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse im Einsatz haben, schreibt Vater Staat ab Oktober 2020 vor, dass diese Kassen mit einer sogenannten TSE - einer Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein müssen.

 

Als Technische Sicherheitseinrichtung wird ein Sicherheitsverfahren bezeichnet, dass der lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge dient. 

 

Die Technische Sicherheitseinrichtung ist ein wesentlicher Bestandteil der deutschen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Diese regelt seit 2020 alle Anforderungen an unter anderem digitale Kassensysteme und verlangt die vollständige, unveränderte und manipulationssichere Speicherung von Geschäftsvorfällen. 

 

Was ist das Ziel der TSE? 

Das Ziel der TSE lässt sich schnell zusammenfassen:  Im Zusammenspiel mit der schon eingeführten Belegausgabepflicht soll mit diesem Sicherheitsverfahren die Steuerhinterziehung in Deutschland weiter unterbunden werden. 

 

Wie funktioniert die TSE? 

Die Technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten: 

  • einem Sicherheitsmodul
  • einem Speichermedium und 
  • einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (DSFinV-K)

Die Technische Sicherheitseinrichtung wird vom elektronischen Aufzeichnungssystem (z.B. einer Kasse) angesprochen, übernimmt die Absicherung der aufzuzeichnenden Daten (eine nachträgliche Veränderung und Löschung der Daten ist nicht mehr möglich) und speichert die gesicherten Aufzeichnungen in einem einheitlichen Format. Finanzbehörden können die geschützten Daten in Folge einfordern und auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen.

 

Worauf sollten Sie als Händler achten? 

Die KassenSichV schreibt vor, dass Sie als Händler sicherstellen müssen, dass Ihr Kassensystem oder Ihre elektronische Registrierkasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist und diese auch aktiv verwendet wird.

 

Wie können Sie die TSE umsetzen und welche Fristen sollten Sie beachten? 

Um die TSE-Zertifizierung der von Ihnen eingesetzten Kasse muss sich Ihr Kassenhersteller kümmern. Sie als Händler müssen im ersten Schritt nicht aktiv werden. Wir raten Ihnen dennoch sich mit Ihrem Kassenanbieter in Verbindung zu setzen und sicherzustellen, dass Ihr Kassensystem ab Oktober 2020 rechtlich sicher und sauber kassiert. 

Da Gesetze meist schneller erlassen als umzusetzen sind, erließ das Bundesfinanzministerium eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020. Bereits 15 Bundesländer haben die Frist für die TSE-Aufrüstung von Kassensystemen verlängert: Bis zum 31.03.2021 muss Ihre TSE in Ihr Kassensystem integriert sein! Die Frist ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft – wie beispielsweise eine verbindliche TSE-Bestellung – und variiert je nach Bundesland.

Flour bietet seinen mehr als 1.000 Kunden schon heute Sicherheit bei der TSE-Zertifizierung. Alle Kunden können ab September 2020 eine Cloud-TSE bestellen und kassieren ab 31. März 2021 finanz- und TSE-Konform. Gerne beraten wir Sie bei Fragen zu einem Wechsel zu flour. 

 

Aktive Umsetzung der TSE nach Kassensystem 

 

TSE - ohne Cloud Lösung

Für die TSE-Zertifizierung klassischer Kassensysteme müssen Händler Zusatz-Hardware für das TSE anschließen. Dies wird unter anderem mit USB-Stick oder SD-Karte gelöst. Alle notwendigen Protokolle werden folglich auf einem externen Speicher erfasst und gesichert. 

 

TSE easy Life - dank Cloud-Technologie 

Kassensysteme in der Cloud können das TSE-Verfahren in die Kasse Ihrer Kunden einspielen. Folglich ist keine zusätzliche Hardware oder aufwendige Installation notwendig. Sie als Händler müssen im Besten Fall nichts für diese TSE tun. Kunden von flour haben keinerlei Aufwand und sind bei Vorbestellung TSE-Konform. 

 

Zusätzlich profitieren Cloud-Kunden von unbegrenztem Speicherplatz. Jeder USB-Stick und jede SD-Karte hat ihr Limit, muss ausgewechselt, gesichert und erneut platziert werden. Das ist Aufwand den sich moderne Händler mit Einsatz einer Cloud-Kasse sparen können.

Zudem werden alle Daten Ihrer Cloud-Kasse in einem Datencenter mit Sicherungskopien gespeichert und geschützt. Es kann nicht passieren, dass ein Kollege den externen USB-Stick verliert oder dieser kaputt geht und sie in eine rechtlich uneindeutige Situation führen kann. 

 

Was passiert wenn mein Anbieter die Zertifizierung nicht In-Time umsetzt? 

 

Verstöße gegen die neuen Anforderungen sind Ordnungswidrigkeiten für die Bußgelder verhängt werden können. Diese Sanktionen sind zudem unabhängig von eventuellen steuerlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Kassenführung, wie z.B. einer Schätzung der Einnahmen. Das bedeutet, dass bei Betriebsprüfungen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)” – vorgelegt werden müssen. Mit unangekündigten Kassen-Nachschauen können die Finanzbehörden außerdem jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.

 

Eine Cloud-Kasse macht ihr Leben als Händler leichter. Nutzen Sie die Chance und entscheiden Sie sich für ein modernes Kassensystem, dass Sie ohne Aufwand und Stress 100-prozentig finanz- und TSE-Konform kassieren lässt. Testen Sie die Kassenlösung von flour jetzt kostenfrei und unverbindlich. 

www.flour.io


flour - Eines der innovativsten POS Systeme auf dem Markt!

Die EHI-Studie „POS-Systeme 2020“ zeigt: Beim Thema Kasse aus der Cloud legt der Handel seine Skepsis ab. Immer mehr Unternehmen wollen Fat Clients in den Filialen künftig durch zentrale web- oder cloudbasierte Kassen-Lösungen ersetzen. ...weiterlesen


flour revolutioniert den Kassenbon!

Mit der neuen Funktion "digitaler Kassenbon" können Sie Ihren Kunden den Kassenbon nun auch ganz einfach per QR-Code digital bereitstellen. Der Kunde muss einfach den QR-Code mit seinem Smartphone scannen und kann anschließend den Kassenbon ganz einfach digital als PDF herunterladen und benötigt dafür keine extra App.

 

Vorteile des digitalen Kassenbons

 

Der digitale Kassenbon hat einige Vorteile gegenüber dem traditionellen Papierbon. Der Kunde hat die Möglichkeit seinen Kassenbon, ohne aufwändiges scannen, digital zu archivieren und muss sich keine Sorgen machen, dass de Bon verloren geht oder das Thermopapier nach einiger Zeit nicht mehr lesbar ist. Es müssen auch für steuerrelevante Quittungen keine platzraubenden Ordner mehr angelegt werden, und man hat die Möglichkeit den digitalen Kassenbon als PDF z.B. in seiner Cloud zu speichern. Das ermöglicht den Zugriff auf den Beleg von jedem Ort und mit jedem Endgerät. Außerdem wird weniger Papier verbraucht und es entsteht weniger Müll, was der Umwelt zugutekommt.


Allgemeine Informationen zur Zeiterfassungspflicht

Am 14. Mai 2019 hat der Europäischer Gerichtshof entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird. Darunter versteht man eine verpflichtende, strukturierte Erfassung aller anfallenden Arbeitszeiten, inklusive der Pausenzeiten und  Überstunden.

Das Urteil zur Zeiterfassungspflicht richtet sich aber nicht direkt an Unternehmen, sondern an die Länder der Europäischen Union. Es verpflichtet das Urteil möglichst zeitnah durch entsprechende neue Gesetze umzusetzen. Das soll nun bald auch in Deutschland geschehen 

 

Vorerst gilt aber weiterhin das bestehende Recht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Das ändert sich erst, wenn der Bundestag ein neues Gesetz entsprechend dem Urteil des EuGH umgesetzt und beschlossen hat, was aber scheinbar noch einige Zeit dauern könnte.

Das bestehende Recht wird abgelöst, sobald der Bundestag das Urteil des EuGH in ein neues Gesetz verpackt und dieses verabschiedet hat. Ein festes Datum existiert hierfür noch nicht.

 

In welcher Form die Arbeitszeiten erfasst werden müssen hat der EuGH nicht vorgegeben, das bleibt der Gesetzgebung der einzelnen Länder überlassen. Es sind sowohl bewährte Stundenzettel, mobile Apps oder fest installierte Zeiterfassungsterminals möglich. Ob in Deutschland eine bestimmte Form verpflichtend vorgegeben wird, kann deshalb noch nicht gesagt werden. Unabhängig vom Urteil des EuGH bestehen heute schon Pflichten zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. So müssen z.B. Überstunden verpflichtend erfasst werden.

 

Als Arbeitgeber muss man also bereits jetzt die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Es sind aber damit nicht die normalen Arbeitszeiten, sondern die Überstunden gemeint, also jene Zeiten, die über die normale Arbeitszeit hinaus gehen. (Paragraph 16 des Arbeitszeitgesetz).

Für die Erfassung der Arbeitszeit ist der Arbeitgeber verantwortlich. Sollte ein Angestellter länger als die vorgegebene Zeit arbeiten und erfasst seine Überstunden nicht, können dem Unternehmen Strafen drohen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen:

 

1. Die Höhe des Gehalts 

Wenn ein Angestellter mehr als 76.200 Euro (West), bzw. 68.400 Euro (Ost) im Jahr verdient, müssen gar keine Arbeitszeiten erfasst werden. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass diese Arbeitnehmer sowieso die im Arbeitsvertrag vereinbarte Stundenzahl überschreiten, was durch die Höhe des Gehalts auch gerechtfertigt ist. Es müssen also keine Überstunden erfasst werden.

 

2. Besondere Berufsgruppen, man nennt das auch „Dienste höherer Art“. 

Dazu zählen:

  • Ärzte
  • Architekten
  • Politiker
  • Rechtsanwälte
  • Steuerberater

 

3. Arbeitnehmer die Mindestlohn erhalten

Arbeitgeber müssen für Mitarbeiter die Mindestlohn erhalten, seit dem 1. Januar 2015 alle Arbeitszeiten und Pausen minutengenau erfassen und dokumentieren. Die Verantwortung dafür trägt der Arbeitgeber, auch wenn der Arbeitnehmer seine Zeiten selber erfasst. Bei nicht ordnungsgemäßer Erfassung der Zeiten können hohe Geldstrafen, bis hin zu Freiheitsstrafen für den Arbeitgeber drohen

 

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte des Beitrags über die Zeiterfassungspflicht (vor allem die rechtlichen Inhalte) wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Wir übernehmen aber keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Die Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und gelten allgemein. Wenn Sie einen konkreten Fall lösen wollen, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihren Steuerbera­ter.


flour mit Arbeitszeiterfassung

Die integrierte, einfache Arbeitszeiterfassung kann als Option für jede flour Kasse gebucht werden. Mit dem zusätzlichen Modul lassen sich die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter entweder direkt an der Kasse oder an jedem anderen Gerät mit Internetverbindung erfassen. Ihre Mitarbeiter können sich entweder manuell oder mit entsprechenden Mitarbeiterkarten an- und abmelden.


flour als Self-Checkout Kasse mit Guthabenkarten (Selbstbedienungskasse)

Nutzen Sie flour für den Einsatz als Selbstbedienungskasse z.B. in Ihrer Kantine. In Kombination mit den aufladbaren flour Guthabenkarten können Sie Ihren Mitarbeitern Einkaufsrabatte gewähren und verkürzen durch den bargeldlosen Self-Checkout die Wartezeiten am POS. Zusätzlich sparen Sie Personal ein und behalten durch die flour Guthabenverwaltung immer den aktuellen Überblick.
 


Das schöne an Kassen-Hardware ist….

…dass sie für uns als Cloud-Kassenanbieter einfach austauschbar ist.

 

Warum schreibe ich das? In meiner Funktion als Geschäftsführer habe ich nur selten die Gelegenheit, unser Kassensystem vor Ort in Aktion zu sehen. Doch dieser Tage kam es zu einem Hardware-Defekt bei einem vermieteten Kassen-PC auf der Bundesgartenschau in Heilbronn (https://www.buga2019.de). Als SaaS-Anbieter gehört das Hardware-Geschäft nicht zu den Kernkompetenzen. Allerdings haben wir uns auf Grund der Nähe zu unserem Firmenstandort dazu entschieden, in diesem Fall auch Kassen-PCs zu vermieten. Und so war es für mich die Gelegenheit, persönlich vor Ort zu gehen und auch entsprechende Tausch-Hardware mitzubringen.

 

Wir wissen alle: jede Hardware kann mal ausfallen - die Frage ist nur wann. Und genau so war es auch in diesem Fall. Das Kundendisplay hat nicht mehr zuverlässig funktioniert und als Folge hat auch der Hauptmonitor geflackert.

 

Bei meiner Ankunft hat das Personal dann fragen gestellt wie: Müssen wir jetzt vor dem Hardware-Tausch einen Kassenabschluss machen? Müssen wir die Kassenlade ausräumen? Müssen wir die Daten sichern?

 

Alle diese Fragen sind berechtigt - können aber jeweils mit Nein beantwortet werden. Der Hardware-Tausch des Kassen-PCs hat ca. 5 Minuten gedauert, die längste Zeit haben wir dafür benötigt, das Stromkabel am Tresen wieder ordentlich zu verstauen. Nach dem Anschalten des PCs hat sich das Kassenpersonal eingeloggt und einfach genau an der Stelle weitergemacht, an der gerade eben aufgehört wurde. Nur 5 Minuten später hatte sich dann auch die Warteschlange, die sich durch den Tausch gebildet hat, wieder reduziert und die Kassenvorgänge konnten ganz entspannt fortgesetzt werden.

 

Jetzt ist es natürlich so, dass die Miet-Hardware in diesem Fall eine Ausnahme ist. Doch jeder der Hardware im Einsatz hat, ist sicherlich bereits vor einem ähnlichen Problem gestanden. Mit unserer flour Cloud-Kassenlösung müssen Sie sich in diesen Fällen keine Sorgen machen. Es ist keine aufwändige Sicherung und Rücksicherung der Daten notwendig - Sie tauschen Ihre Hardware einfach aus und melden sich anschließend an der flour.cloud wieder an. Nach der Anmeldung können Sie genau an der Stelle weitermachen, an der Sie aufgehört haben.

 

Gerne sprechen wir auch mit Ihnen über Ihre Anforderungen und Wünsche für ein Kassensystem. Die Kollegen aus dem Vertrieb stehen gerne mit all Ihrem Know-How für Ihre Fragen zur Verfügung und freuen sich auf Ihren Anruf oder E-Mail.

 

Michael Joos

Geschäftsführer bitbakers GmbH & Co. KG


Wichtige Informationen über das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“

Ab 2020 müssen Kassensysteme in Deutschland über eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen,  die Manipulationen an den erfassten Daten durch die Protokollierung aller digitalen Daten verhindern soll. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus folgenden 3 Bestandteilen:

  1. Sicherheitsmodul:
    
Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

  2. Speichermedium:

    Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

  3. Einheitliche digitale Schnittstelle:

    Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung, für Prüfungszwecke gewährleisten. Dafür sind keine besonderen Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant, so dass übliche Standardschnittstellen wie zum Beispiel USB, Ethernet, SD-Karten, etc. zum Einsatz kommen können.

Die Zertifizierungspflicht bezieht sich nicht auf die Kassen selber, sondern beschränkt sich auf die technische Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen zu sichern sind.

 

Einzelhändler müssen darauf achten, dass ihr Kassensystem entsprechend nachgerüstet werden kann. Andernfalls darf ein nicht nachrüstbares bzw. nicht per Update aktualisierbares Kassensystem nur bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Diese Übergangsfrist gilt auch für Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden, die ab dem 1. Januar 2017 geltenden Anforderungen an Kassensystem erfüllen, jedoch nicht mit einer Sicherheitseinrichtung nachrüstbar sind.

 

Meldepflicht für Kassensysteme

 

Ab 2020 müssen alle genutzten Kassensysteme im Unternehmen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Die Meldefrist beträgt einen Monat nach Inbetriebnahme des Systems. 

 

Der Steuerpflichtige hat den nach §§ 18 bis 20 AO zuständigen Finanzämtern folgende Angaben mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO):


  • Name und Steuernummer
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung 
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl, Seriennummern und Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Angaben sind auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erteilen. Für bereits zu Jahresbeginn 2020 genutzte Kassen wird es eine Nachmeldefrist bis zum 31. Januar 2020 geben. Die Informationen dienen der Finanzverwaltung unter anderem bei der risikoorientierten Fallauswahl für Außenprüfungen (vgl. BT-Drs. 18/10667, S. 29). 

 

Belegausgabepflicht bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen

 

Zusätzlich wird eine Belegausgabepflicht eingeführt wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird. Der Unternehmer hat einen Beleg über den Geschäftsvorfall zu erstellen und diesen dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgehändigt werden. Er muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen. Es ist aber möglich aus Gründen der Zumutbarkeit ( z.B.für den Warenverkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen) eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen. Die Finanzbehörde wird nach pflichtgemäßem Ermessen über den Befreiungsantrag entscheiden, die Zustimmung zur Befreiung kann jedoch jederzeit widerrufen werden.

 

Kassennachschau 

 

Seit 2018 kann die Finanzbehörde eine Kassennachschau im Unternehmen durchführen. Die Finanzverwaltung kann ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Unternehmens die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüfen. Dabei können auch Beobachtungen der Kassen und Testeinkäufe durch die Finanzbeamten erfolgen, ohne dass sie ihren Dienstausweis vorlegen müssen. Sollen vom Unternehmer oder seinen Mitarbeitern Auskünfte erteilt oder Unterlagen ausgehändigt werden, so ist die Vorlage des Dienstausweises jedoch zwingend notwendig. Mit der Einführung der Kassennachschau will der Gesetzgeber das Entdeckungsrisiko für steuerunehrliche Unternehmen erhöhen. Auch die Belegausgabepflicht dient dazu, den Steuerbetrug zu erschweren.

 

(Alle Angaben nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.)


Kasseninnovationen Showroom in Frankfurt

Unser Partner Star hat im Zentrum Frankfurts, direkt an der Hauptwache, einen Showroom eröffnet und bietet dort Interessierten die Möglichkeit POS-Drucker mit verschiedenen Kassenlösungen auszuprobieren.

Selbstverständlich ist auch flour mit von der Partie und kann ab sofort am Kornmarkt 6 in Frankfurt live getestet werden.

 

www.kasseninnovationen.com


NEU: flour Kunden-und Mitarbeiterkarten

Erhöhen Sie Ihre Kundenbindung und damit Ihren Umsatz mit individuellen Kundenkarten. flour bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Stammkunden mit Hilfe eines QR-Codes mit der nach Ihren Wünschen gestalteten Kunden-Plastikkarte zu identifizieren.


flour im GründerCheck

flour jetzt auch im "GründerCheck" das Portal für Gründer Selbstständige und Freelancer zum Thema "Warenwirtschaft (WaWi) für kleine und mittlere Unternehmen"

 

Lesen Sie hier weiter....


Impressionen von der EuroCIS 2018


bitbakers als Aussteller auf der EuroCIS

bitbakers präsentiert auf den Messeständen seiner Partner "FEC-Deutschland" und "Star Micronics EMEA" die Kassenlösung flour auf der EuroCIS 18.


Kundenmeinung von Elbenwald

„Es ist einfach großartig wie bitbakers auf unsere Wünsche eingeht und versucht eine Lösung zu finden. Ich finde das wirklich toll und unsere Kollegen sind extrem dankbar für die ganzen vielen Hilfen im Alltag.

Das kennen wir von den wenigsten Software-Partnern und deswegen wollte ich mich einfach mal bedanken. Es war definitiv die richtige Entscheidung, zu Ihnen zu wechseln.“

 

Dirk Wiedenhaupt / Geschäftsführer "Elbenwald GmbH"

www.elbenwald.de

 

(Die Firma Elbenwald verwendet in allen ihren Filialen (30+) in Deutschland und Österreich die Kassenlösung "flour")


Zertifizierter DATEV-Schnittstellenpartner

Wir sind ab sofort offizieller und zertifizierter Anbieter einer DATEV Schnittstelle. Der DATEV Export steht nach wie vor allen unseren flour-Kunden kostfrei zur Verfügung!

 

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