Bonpflicht in Deutschland: Muss ich wirklich immer einen Papierbon drucken?

Rund um die Bonpflicht gibt es bis heute viele Missverständnisse. Händler, Steuerberater, Mitbewerber und auch Politiker sagen oft sinngemäß: „In Deutschland muss an der Kasse immer ein Beleg auf Papier gedruckt werden, auch wenn der Kunde keinen will.“

Das stimmt so pauschal nicht. Die rechtliche Pflicht heißt Belegausgabepflicht. Sie bedeutet: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden unmittelbar zur Verfügung gestellt, also angeboten werden. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen oder mitnehmen.

In diesem Beitrag erklären wir, was wirklich vorgeschrieben ist, welche Optionen Sie haben, und wie flour Sie bei diesem Thema unterstützen kann.

Was die Belegausgabepflicht wirklich verlangt

Die Belegausgabepflicht gilt bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme und bedeutet vereinfacht:

1. Der Beleg muss bei jedem Geschäftsvorfall erstellt werden.
2. Der Beleg muss dem Kunden unmittelbar zur Verfügung gestellt, also angeboten werden.
3. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen.

Wichtig: Auch wenn der Kunde keinen Beleg möchte, muss der Beleg in jedem Fall erstellt und angeboten werden, anschließend kann er verworfen oder vernichtet werden.

Papier oder digital?

Beides ist möglich. Die Vorgaben sind bewusst technologieneutral. Ein Beleg kann:

• in Papierform ausgegeben werden, oder
• mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Entscheidend ist: Elektronisch ist zulässig, aber nur mit Zustimmung des Kunden.

In der Praxis ist diese Zustimmung oft ganz einfach. Zum Beispiel wenn der Kunde aktiv den digitalen Beleg auswählt, den QR-Code scannt oder ausdrücklich sagt, dass er den Beleg per E-Mail empfangen möchte.

Wichtig für das Verständnis: Ein elektronisches Kassensystem erstellt den Beleg grundsätzlich zuerst digital als Datensatz. Papier ist nur eine mögliche Ausgabeform. Der Papierbon ist also die Darstellung dieses Datensatzes auf Papier, nicht die eigentliche Erstellung des Belegs.

Muss ich drucken, wenn der Kunde keinen Beleg will?

Hier kommt die wichtigste Klarstellung: Nein. Der Beleg muss nicht gedruckt werden, wenn der Kunde keinen Papierbeleg möchte und den Beleg stattdessen elektronisch erhält. Pflicht ist das Erstellen und das Anbieten, nicht das Drucken.

Wichtig ist außerdem: Ein Beleg wird immer erzeugt, auch wenn nicht gedruckt wird. Das Erstellen und das Drucken sind zwei unterschiedliche Dinge.

Genau deshalb kann ein Beleg auch elektronisch bereitgestellt werden, zum Beispiel als Download oder als PDF. Entscheidend ist, dass der Beleg erstellt wird und dem Kunden unmittelbar angeboten wird. Ob zusätzlich ein Papierbon gedruckt wird, ist eine Frage der Ausgabe, nicht der Erstellung.

QR-Code ≠ QR-Code

QR-Code auf dem Kundendisplay – für den Kunden sinnvoll
Ein QR-Code auf einem Kundendisplay kann den Kunden zu einem Downloadlink führen. Dort kann er den Beleg selbst abrufen, zum Beispiel als PDF oder über einen Versand per E-Mail.

Wichtig: Der Kunde entscheidet aktiv, ob er scannt. Dieses aktive Scannen ist in der Praxis ein sehr naheliegender Weg, die Zustimmung zur elektronischen Ausgabe einzuholen.

QR-Code auf dem Papierbeleg – TSE-Daten und Signatur, primär für Prüfzwecke
Auf vielen Papierbons ist ebenfalls ein QR-Code zu finden. Dieser QR-Code ist in der Regel nicht der digitale Kundenbeleg. Er dient vor allem der maschinellen Auslesbarkeit von Pflichtangaben.

Dabei kann der QR-Code insbesondere TSE-Belegdaten einschließlich Signaturwert enthalten, damit Angaben schneller geprüft werden können, zum Beispiel bei einer Kassennachschau.

Ein QR-Code auf dem Papierbeleg ist nicht gesetzlich verpflichtend, weil die Pflichtangaben alternativ auch in Klartext auf dem Beleg stehen können. Das ist also nicht dasselbe wie der QR-Code auf dem Kundendisplay.

Reicht ein reiner QR-Code oder kann der Kunde einen Papierbon verlangen?

Hier lohnt sich eine klare, rechtssichere Differenzierung:

• Ein reines QR-Code-Modell kann funktionieren, wenn der Kunde damit einverstanden ist, also der elektronischen Ausgabe zustimmt.
• Wenn der Kunde nicht zustimmt, ist die elektronische Ausgabe nicht ausreichend. Dann müssen Sie den Beleg in Papierform anbieten, um Ihre Pflicht zu erfüllen.

Das heißt, es gibt zwar keine Annahmepflicht für den Kunden, aber die elektronische Ausgabe setzt seine Zustimmung voraus. Verweigert er sie, ist eine Papieroption notwendig.

Praxisempfehlung: Wer papierlos arbeiten möchte, sollte Papierdruck weiterhin als Backup anbieten können, für die Fälle, in denen Kunden keine digitalen Belege möchten.

Ausnahmen von der Belegausgabepflicht

Die Pflicht gilt grundsätzlich immer. Eine Befreiung ist nur bei nachweislicher sachlicher Härte möglich und muss bei der Finanzverwaltung beantragt werden.

Mit flour flexibel bleiben und Papier sparen

flour unterstützt die Belegausgabepflicht so, dass Sie flexibel bleiben und gleichzeitig Papier sparen können.

Beleg wird immer erzeugt, auch ohne Druck
In flour wird bei jedem Geschäftsvorall ein Beleg erzeugt. Ob er gedruckt wird, ist eine separate Entscheidung.

Digitaler Beleg ohne Mehrkosten im Standard
Mit flour können Sie dem Kunden den Beleg elektronisch anbieten, zum Beispiel:

• per QR-Code am Kundendisplay: Der Kunde scannt den QR-Code mit dem Smartphone und kann den Beleg als PDF abrufen oder sich selbst per E-Mail schicken.
• direkt per E-Mail aus der Kasse heraus: Auf Wunsch kann der Beleg auch direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet werden, ohne Umweg über einen Ausdruck.

Damit bieten Sie den Beleg unmittelbar an, ohne automatisch Papier zu drucken. Außerdem entscheidet der Kunde aktiv, ob er den digitalen Beleg möchte.

Papierbon weiterhin als Möglichkeit
Natürlich können Sie Belege auch weiterhin in Papierform ausgeben, wenn der Kunde das möchte oder wenn keine Zustimmung zur elektronischen Bereitstellung vorliegt.

Fazit

Die Belegausgabepflicht bedeutet nicht automatisch Papierberge. Sie müssen den Beleg erstellen und unmittelbar zur Verfügung stellen. Der Kunde muss ihn nicht annehmen.

Drucken ist nicht zwingend, wenn der Kunde den Beleg elektronisch erhält und damit einverstanden ist.

Wichtig bleibt: Elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden. Wenn er nicht zustimmt, brauchen Sie eine Papieroption.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.