Wer gebrauchte Ware, Antiquitäten, Kunstgegenstände oder bestimmte Ankäufe von Privatpersonen verkauft, stößt früher oder später auf ein steuerliches Spezialthema: die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. In der Theorie klingt das überschaubar. In der Praxis wird es vor allem dann relevant, wenn der Verkauf sauber über das Kassensystem, den Beleg und die Buchhaltung laufen soll.

Denn genau hier passieren häufig die entscheidenden Fehler: falsche Belegdarstellung, unpassende Kontierung oder fehlende Trennung in den Aufzeichnungen. Für Händler ist deshalb nicht nur wichtig, ob die Differenzbesteuerung grundsätzlich anwendbar ist, sondern auch, wie sie am POS korrekt umgesetzt wird.

Wer in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt, muss eine Reihe klarer steuerlicher Vorgaben erfüllen. Dazu gehören insbesondere die Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Belegausgabepflicht, die Möglichkeit zum Datenexport und die elektronische Mitteilung an das Finanzamt. Verstöße können Bußgelder, Hinzuschätzungen und im Prüfungsfall erhebliche praktische Probleme nach sich ziehen.

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen für 2026, ordnet die geltende Rechtslage verständlich ein und zeigt, worauf Unternehmen in der Praxis achten sollten. Außerdem werfen wir einen Blick auf die politisch diskutierte Registrierkassenpflicht ab 2027.

Rund um die Bonpflicht gibt es bis heute viele Missverständnisse. Händler, Steuerberater, Mitbewerber und auch Politiker sagen oft sinngemäß: „In Deutschland muss an der Kasse immer ein Beleg auf Papier gedruckt werden, auch wenn der Kunde keinen will.“

Das stimmt so pauschal nicht. Die rechtliche Pflicht heißt Belegausgabepflicht. Sie bedeutet: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden unmittelbar zur Verfügung gestellt, also angeboten werden. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen oder mitnehmen.

In diesem Beitrag erklären wir, was wirklich vorgeschrieben ist, welche Optionen Sie haben, und wie flour Sie bei diesem Thema unterstützen kann.

Was die Belegausgabepflicht wirklich verlangt

Die Belegausgabepflicht gilt bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme und bedeutet vereinfacht:

1. Der Beleg muss bei jedem Geschäftsvorfall erstellt werden.
2. Der Beleg muss dem Kunden unmittelbar zur Verfügung gestellt, also angeboten werden.
3. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen.

Wichtig: Auch wenn der Kunde keinen Beleg möchte, muss der Beleg in jedem Fall erstellt und angeboten werden, anschließend kann er verworfen oder vernichtet werden.

Papier oder digital?

Beides ist möglich. Die Vorgaben sind bewusst technologieneutral. Ein Beleg kann:

• in Papierform ausgegeben werden, oder
• mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Entscheidend ist: Elektronisch ist zulässig, aber nur mit Zustimmung des Kunden.

In der Praxis ist diese Zustimmung oft ganz einfach. Zum Beispiel wenn der Kunde aktiv den digitalen Beleg auswählt, den QR-Code scannt oder ausdrücklich sagt, dass er den Beleg per E-Mail empfangen möchte.

Wichtig für das Verständnis: Ein elektronisches Kassensystem erstellt den Beleg grundsätzlich zuerst digital als Datensatz. Papier ist nur eine mögliche Ausgabeform. Der Papierbon ist also die Darstellung dieses Datensatzes auf Papier, nicht die eigentliche Erstellung des Belegs.

Muss ich drucken, wenn der Kunde keinen Beleg will?

Hier kommt die wichtigste Klarstellung: Nein. Der Beleg muss nicht gedruckt werden, wenn der Kunde keinen Papierbeleg möchte und den Beleg stattdessen elektronisch erhält. Pflicht ist das Erstellen und das Anbieten, nicht das Drucken.

Wichtig ist außerdem: Ein Beleg wird immer erzeugt, auch wenn nicht gedruckt wird. Das Erstellen und das Drucken sind zwei unterschiedliche Dinge.

Genau deshalb kann ein Beleg auch elektronisch bereitgestellt werden, zum Beispiel als Download oder als PDF. Entscheidend ist, dass der Beleg erstellt wird und dem Kunden unmittelbar angeboten wird. Ob zusätzlich ein Papierbon gedruckt wird, ist eine Frage der Ausgabe, nicht der Erstellung.

QR-Code ≠ QR-Code

QR-Code auf dem Kundendisplay – für den Kunden sinnvoll
Ein QR-Code auf einem Kundendisplay kann den Kunden zu einem Downloadlink führen. Dort kann er den Beleg selbst abrufen, zum Beispiel als PDF oder über einen Versand per E-Mail.

Wichtig: Der Kunde entscheidet aktiv, ob er scannt. Dieses aktive Scannen ist in der Praxis ein sehr naheliegender Weg, die Zustimmung zur elektronischen Ausgabe einzuholen.

QR-Code auf dem Papierbeleg – TSE-Daten und Signatur, primär für Prüfzwecke
Auf vielen Papierbons ist ebenfalls ein QR-Code zu finden. Dieser QR-Code ist in der Regel nicht der digitale Kundenbeleg. Er dient vor allem der maschinellen Auslesbarkeit von Pflichtangaben.

Dabei kann der QR-Code insbesondere TSE-Belegdaten einschließlich Signaturwert enthalten, damit Angaben schneller geprüft werden können, zum Beispiel bei einer Kassennachschau.

Ein QR-Code auf dem Papierbeleg ist nicht gesetzlich verpflichtend, weil die Pflichtangaben alternativ auch in Klartext auf dem Beleg stehen können. Das ist also nicht dasselbe wie der QR-Code auf dem Kundendisplay.

Reicht ein reiner QR-Code oder kann der Kunde einen Papierbon verlangen?

Hier lohnt sich eine klare, rechtssichere Differenzierung:

• Ein reines QR-Code-Modell kann funktionieren, wenn der Kunde damit einverstanden ist, also der elektronischen Ausgabe zustimmt.
• Wenn der Kunde nicht zustimmt, ist die elektronische Ausgabe nicht ausreichend. Dann müssen Sie den Beleg in Papierform anbieten, um Ihre Pflicht zu erfüllen.

Das heißt, es gibt zwar keine Annahmepflicht für den Kunden, aber die elektronische Ausgabe setzt seine Zustimmung voraus. Verweigert er sie, ist eine Papieroption notwendig.

Praxisempfehlung: Wer papierlos arbeiten möchte, sollte Papierdruck weiterhin als Backup anbieten können, für die Fälle, in denen Kunden keine digitalen Belege möchten.

Ausnahmen von der Belegausgabepflicht

Die Pflicht gilt grundsätzlich immer. Eine Befreiung ist nur bei nachweislicher sachlicher Härte möglich und muss bei der Finanzverwaltung beantragt werden.

Mit flour flexibel bleiben und Papier sparen

flour unterstützt die Belegausgabepflicht so, dass Sie flexibel bleiben und gleichzeitig Papier sparen können.

Beleg wird immer erzeugt, auch ohne Druck
In flour wird bei jedem Geschäftsvorall ein Beleg erzeugt. Ob er gedruckt wird, ist eine separate Entscheidung.

Digitaler Beleg ohne Mehrkosten im Standard
Mit flour können Sie dem Kunden den Beleg elektronisch anbieten, zum Beispiel:

• per QR-Code am Kundendisplay: Der Kunde scannt den QR-Code mit dem Smartphone und kann den Beleg als PDF abrufen oder sich selbst per E-Mail schicken.
• direkt per E-Mail aus der Kasse heraus: Auf Wunsch kann der Beleg auch direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet werden, ohne Umweg über einen Ausdruck.

Damit bieten Sie den Beleg unmittelbar an, ohne automatisch Papier zu drucken. Außerdem entscheidet der Kunde aktiv, ob er den digitalen Beleg möchte.

Papierbon weiterhin als Möglichkeit
Natürlich können Sie Belege auch weiterhin in Papierform ausgeben, wenn der Kunde das möchte oder wenn keine Zustimmung zur elektronischen Bereitstellung vorliegt.

Fazit

Die Belegausgabepflicht bedeutet nicht automatisch Papierberge. Sie müssen den Beleg erstellen und unmittelbar zur Verfügung stellen. Der Kunde muss ihn nicht annehmen.

Drucken ist nicht zwingend, wenn der Kunde den Beleg elektronisch erhält und damit einverstanden ist.

Wichtig bleibt: Elektronisch nur mit Zustimmung des Kunden. Wenn er nicht zustimmt, brauchen Sie eine Papieroption.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Frage hören wir bei flour sehr häufig: „Wird jede Öffnung der Kassenlade protokolliert und in der TSE erfasst?“

Die klare Einordnung: Nicht die Öffnung der Lade ist der steuerlich relevante Kernpunkt, sondern der Vorgang, der dahinter steht. Also zum Beispiel ein Verkauf, ein Storno, eine Einlage oder eine Entnahme.

In diesem Beitrag erklären wir, was rechtlich vorgeschrieben ist, was optional ist, und wie Sie das alles in der Praxis sauber umsetzen.

Wofür die TSE da ist

Die Technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, soll sicherstellen, dass aufzeichnungspflichtige Vorgänge in einem elektronischen Kassensystem vollständig, nachvollziehbar und nachträglich erkennbar dokumentiert werden. Vereinfacht gesagt: Es soll Manipulationen erschweren und Lücken sichtbar machen.

Wichtig dabei: Die TSE sichert Vorgänge, nicht jede technische Aktion rund um die Kasse.

Ist “Kassenlade auf” ein eigener Pflichtvorgang?

In der Regel nein. Eine Kassenladenöffnung ist zunächst eine technische Handlung. Steuerlich relevant wird es erst, wenn damit eine Geldbewegung oder ein Geschäftsvorfall verbunden ist. Das ist auch logisch, denn eine Kassenlade ist am Ende nur eine Aufbewahrung für Bargeld. Ob sie elektrisch über die Kasse geöffnet wird oder mit einem Schlüssel, ist für die steuerliche Aufzeichnungspflicht nicht automatisch entscheidend.

Was wirklich pflichtig ist

Pflichtig ist die korrekte Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Kassenbewegungen, die den Bargeldbestand verändern.

Typische Geschäftsvorfälle:

• • Verkauf und Zahlung
  • Storno, Retoure, Korrektur
  • Gutschein-Ausgabe und Gutschein-Einlösung, wenn im System abgebildet

Typische Kassenbewegungen:

• • Einlagen, z.B. Wechselgeld einlegen, Privat- oder Betriebseinlage
  • Entnahmen, z.B. Geld zur Bank, Privatentnahme, Barzahlung aus der Kasse

Einlage und Entnahme sind entscheidend, nicht die Öffnung

Wenn Bargeld eingelegt oder entnommen wird, ist das eine aufzeichnungspflichtige Kassenbewegung. Diese Bewegungen müssen sauber dokumentiert sein, mit nachvollziehbarem Grund und korrektem Betrag. Das bedeutet in der Praxis:

• • Sie können die Lade zehnmal öffnen, ohne dass ein steuerlich relevanter Vorgang entsteht.
  • Sie können die Lade einmal öffnen, um Geld zu entnehmen. Dann ist genau diese Entnahme zu dokumentieren, nicht die Öffnung.

Muss jede Kassenladenöffnung in der TSE erfasst werden?

Nein, es gibt keine allgemeine Pflicht, jede Ladenöffnung als eigenes TSE-Ereignis zu signieren. Was die TSE absichern soll, sind die relevanten Vorgänge. Eine reine Ladenöffnung ohne Bestandänderung ist normalerweise kein eigenständiger Pflichtvorgang.

Kann es trotzdem sinnvoll sein, Ladenöffnungen zu protokollieren?

Ja, aus organisatorischen oder sicherheitsbezogenen Gründen kann das sinnvoll sein, zum Beispiel:

• • Interne Kontrollprozesse
  • Schichtwechsel
  • Kassensturz-Situationen
  • Verdacht auf Fehlbestände

Wichtig: Die Protokollierung aus den genannten Gründen ist betriebs- und sicherheitsbezogen, jedoch nicht automatisch eine steuerliche Pflicht.

Muss die Kassenlade elektrisch an die Kasse angebunden sein?

Nein. Eine Kassenlade kann auch mechanisch per Schlüssel geöffnet werden. Entscheidend ist, dass die relevanten Vorgänge ordnungsgemäß erfasst werden.

Was bedeutet das konkret bei flour

Bei flour gilt derselbe Grundsatz: Die TSE-Absicherung bezieht sich auf Vorgänge, nicht auf die reine Hardware-Aktion „Lade auf“.

Einlagen und Entnahmen in flour:
In flour können Entnahmen und Einlagen individuell definiert werden, passend zu Ihrem Betrieb und Ihren Abläufen. Jede erfasste Einlage und Entnahme wird protokolliert und erscheint entsprechend in den Auswertungen.

Automatisches Kassenbuch in flour:
flour erzeugt automatisch ein Kassenbuch, das die protokollierten Einlagen und Entnahmen aufführt.
Wichtig für die Praxis: Bei Nutzung von flour ist kein zusätzliches, extern geführtes Kassenbuch notwendig, weil die Kassenbuchinformationen systemseitig aus den Daten entstehen.

Kassenbuch-Erzeugung beim Export:
Das Kassenbuch wird bei flour beim Export aus den Z-Abschlussdaten live erzeugt, so wie es in der Praxis gefordert ist. Sie arbeiten im Alltag also mit Ihren Vorgängen, und bei Bedarf exportieren Sie die relevanten Daten inklusive Kassenbuch.

So bleiben Sie in der Praxis auf der sicheren Seite:
1. Verkäufe und Stornos immer über die Kasse abwickeln, damit sie vollständig nachvollziehbar sind.
2. Einlagen und Entnahmen als eigene Kassenbewegungen erfassen, mit sauberem Betrag und Grund.
3. Z-Abschluss regelmäßig erstellen, damit Tagesdaten sauber abgeschlossen sind.
4. Exporte bei Bedarf ziehen, z.B. für Steuerberatung, interne Kontrolle oder Prüfung.

Wenn Sie möchten, zeigen wir Ihnen gern, wie Sie Einlagen und Entnahmen in Ihrem Setup am sinnvollsten definieren und welche Exporte für Sie am relevantesten sind.

Häufige Fragen, kurz beantwortet

Ist die Ladenöffnung ohne Verkauf ein Problem?
Nein, solange keine Geldbewegung undokumentiert bleibt.

Muss jede Öffnung signiert werden?
Nein, entscheidend sind die relevanten Vorgänge, insbesondere Einlagen, Entnahmen, Verkäufe und Stornos.

Was ist das häufigste Problem in Prüfungen?
Dass Einlagen und Entnahmen nicht sauber erfasst oder nicht nachvollziehbar dokumentiert wurden.

Fazit

Die Öffnung der Kassenlade ist grundsätzlich nicht der relevante Pflichtpunkt. Rechtlich entscheidend ist, dass Verkäufe, Stornos und Kassenbewegungen wie Einlagen und Entnahmen korrekt erfasst und nachvollziehbar dokumentiert sind. Genau darauf kommt es auch bei einer Prüfung an.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Einzelfälle empfiehlt sich die Abstimmung mit Steuerberater oder Prüfer.