Warenwirtschaft im Einzelhandel

Ihr Ratgeber zum Thema Warenwirtschaft für den Einzelhandel

WARENWIRTSCHAFT IM EINZELHANDEL


Ein Warenwirtschaftssystem, oft auch kurz Wawi genannt, ist ein Verfahren, das genutzt wird, um den Warenbestand und die Warenbewegung eines Unternehmens zu erfassen und zu verarbeiten. Alle Artikel, die ein Händler im Sortiment besitzt, werden in der Warenwirtschaft gelistet und können dort bearbeitet werden. Erwirbt ein Kunde einen Artikel im Store, im Onlineshop oder auf einem dritten Vertriebskanal, wird dies im System verbucht und der Warenbestand zudem automatisch aktualisiert. Werden neue Waren bestellt und geliefert, werden auch diese ins Warenwirtschaftssystem aufgenommen. Händler haben so über einen Überblick über den Warenfluss ihrer Vertriebskanäle.

Ein in das Kassensystem voll integriertes Warenwirtschaftssystem bietet Händlern im Einzelhandel eine Fülle an Vorteilen:


BERICHTSWESEN: AUSWERTUNGEN UND STATISTIKEN IM EINZELHANDEL


Verfügt ein POS-System über eine integrierte Warenwirtschaft, besteht einer der Vorzüge aus beeindruckenden und vollumfänglichen Auswertungen und Statistiken. Mittels dem integrierten Berichtswesen werden alle Vorgänge wie Verkaufszahlen, Lagerbuchungen, Soll- und Ist-Bestände und Kundenstatistiken statistisch ausgewertet.

Diese Auswertungen erlauben Ihnen eine detaillierte und vollumfängliche Auswertungen der Geschäftsperformance- und Entwicklung. Berichte können für beliebige Zeiträume erstellt, visualisiert und bei Bedarf als CSV exportiert werden.


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BESTELLEN, EINKAUFEN UND LIEFERUNGEN IM EINZELHANDEL MANAGEN


Um Waren zu verkaufen, müssen diese zunächst von Ihnen eingekauft werden. Der entsprechende Vorgang wird als Einkauf bezeichnet. Hierfür müssen Händler einen Waren-Bedarf erheben. Dieser Prozess wird Bedarfsermittlung genannt. In POS integrierte Einkaufsfunktionen unterstützen Händler bei diesem Prozess. Das System schlägt Artikel vor, deren Lagerbestand auf null oder unter einen individuell definierbaren Schwellenwert den sog. Meldebestand gesunken ist. Zudem können Sie auch anhand von Auswertungen der letzten Tage, Wochen und Monate Verkäufe die Bedarfsermittlung erfolgen.

Eine Übersicht über Ihre Lieferanten, die dazugehörigen Vorgänge wie Rechnungen, Anfragen, Angebote und Bestellungen sollten zudem abgerufen werden können.


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FAKTURA IM EINZELHANDEL


Besteht zudem noch eine Faktura-Funktion kann kontrolliert werden, ob die gelieferten Waren in der vereinbarten Anzahl geliefert und mit dem vereinbarten Preis verrechnet wurden. Als Fakturierung wird im Rechnungswesen der Vorgang der Rechnungsstellung bezeichnet. Die Fakturierung umfasst also den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung für einen Kunden bis zur Buchung des Geschäftsvorfalls auf das passende Konto. Die Kommunikation all dieser Vorgänge, wie auch die Dokumente, die diesen Prozess begleiten, darunter Angebot, Bestellung (Auftrag), Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung werden anhand der Bestellnummer der jeweiligen Bestellung erfasst. Alle Vorgangs-Informationen sind standortunabhängig abrufbar und leicht nachzuvollziehen.

Folgende Faktura-Funktionen sind für ein erfolgreiches Einzelhandel Business von Nöten und sollten von Ihrem Kassensystem-Anbieter zur Verfügung gestellt werden:

  • Wareneingangsbelege erstellen, wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften

  • Warenausgangsbelege erstellen, wie Lieferantenbestellungen, Lieferscheine, Rechnungen

  • Sammelbelege erstellen (Kunde/Lieferant)

  • Automatische Archivierung aller Belege

  • Teilwandlung

  • Paketscheine generieren

  • Bestellvorschlag generieren (Lieferant/Lager)

  • Beleggruppen frei definieren

  • Rechnungen per E-Mail verschicken

  • Paralleles buchen des Wareneingangs am POS bei kontinuierlichem Betrieb

  • Erstellen und drucken von Etiketten in großer Menge im Zuge des Wareneingangs

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LAGER MANAGEMENT EINZELHANDEL


Vollumfängliche Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel verfügen zudem über ein Lagermanagement. Mit diesem wird der Warenbestand aktuell gehalten. So können Ausverkäufe vermieden und eine proaktive Einkaufsplanung unterstützt werden. Bei der Anlieferung bestellter Waren wird die Bestellung aufgerufen und dank der Lagermanagement-Funktion zum Lager hinzugebucht. Das kann manuell oder per Scan erfolgen.

Bei der Auswahl eines Kassensystems sollten Sie auf diese Funktionen besonderen Wert legen:

  • Unbegrenzte Anzahl Filiallager

  • Unbegrenzte Lager/Mehrlagerverwaltung

  • Lagerabgänge/-zugänge mit Begründung buchen

  • Protokollierung aller Lagerbewegungen

  • Wareneingangsbelege erstellen

  • Bestellvorschlag generieren (Lieferant/Lager)

  • Lagerumbuchungen aus Zentrale oder Filiale

  • Wareneingang mit Scanner

  • Warenausgang mit Scanner

  • Bestandsabgleich Store mit Onlineshop

  • Artikelabgleich Store mit Onlineshop

  • Meldebestände

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FILIALEN MANAGEN IM EINZELHANDEL


Verfügen Sie über mehr als nur eine Filiale ist es ratsam, bei der Auswahl des POS-Kassensystems auf eine integrierte Filialverwaltung auch Filialmanagement zu achten. Mit Funktionen aus diesem Bereich sind Sie Herr/ Frau aller Ihrer Filialen in nur einem System. Sie können Artikel an einem Ort für mehrer Filialen planen und managen, ohne dass Sie für jede Filiale eine eigene, fehleranfällige Excel-Tabelle führen müssen. Per integrierter Filialverwaltung verfügen Sie über eine Vielzahl an Vorteilen. Sie können Artikel aus der Zentrale wie auch aus den einzelnen Filialen verwalten, Lager-Umbuchungen aus der Zentrale oder den einzelnen Filialen managen, Filialen und Kassen einzeln auswerten und Kundenincentives wie Wertgutscheine filialübergreifend einlösen und auswerten lassen. Im Warenwirtschaftssystem von flour steht Ihnen ein Filial-Managementsystem zur Verfügung. Unsere Kunden, wie Distorted People oder Angeljoe managen mit der flour Filialverwaltung über 16 Filialen.


BESTANDSABGLEICH ALLER VERKAUFSKANÄLE


Wenn Sie noch mit Excel arbeiten, sollten Sie dies ab heute unterlassen. Die Gefahr, dass Sie mit den neuen Bestellungen aus Ihrem stationären Ladenlokal und dem Onlinehandel durcheinanderkommen ist einfach zu groß. Nichts bestraft ein Kunde so hart, wie ein nicht zugestelltes Paket aufgrund von fehlerhaft kommunizierten Beständen. Für alle, die bereits eine Kassenlösung einsetzen, die sich nahtlos mit Onlineshops verbinden lässt, ist der Schritt in den Onlinehandel einfach. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Kassenlösung darauf, dass diese einen nahtlose Kommunikations- und Informationsaustausch zwischen stationären Läden und Online-Handel zulässt. Das bedeutet:

  • dass alle Bestellungen aus Ihrem Onlineshop und Filialen / Store zentral an einer Stelle zur Abarbeitung zur Verfügungen stehen.

  • dass Warenbestände aus allen Kanälen stets automatisch synchronisiert werden. Verkaufen Sie zum Beispiel eine Jeans auf Ihrem Onlineshop, wissen Sie, dass Sie diese aus dem Bestand Ihres stationären Ladenlokals herausnehmen und versenden müssen.

Oder verkaufen Sie stationär in der Filiale eine Jeans an einen Kunden, informiert das System umgehend den Shop oder den Marktplatz darüber, dass der Bestand um die verkaufte Waren-Anzahl reduziert werden muss. So sind Sie stets zu 100% auf der sicheren Seite und müssen keinen Shitstorm durch Überverkäufe in Kauf nehmen.

Ein System schafft Ruhe. Mit Kassensoftware-Systemen wie flour, kassieren Sie nicht nur State-of-the-Art und managen von einer bis 50 Filialen problemlos Ihren Einzelhandel, auch verbinden Sie Ihren Einzelhandel nahtlos mit allen gängigen Online-Shops und synchronisieren so automatisch alle Warenbestände. Überverkäufe können so umgangen werden und Ihr Artikelbestand ist zu jederzeit abgeglichen. Über die Hälfte der flour Kunden nutzen ihr Kassensystem schon heute in Verbindung mit ihren Onlineshops.


SHIP FROM STORE


Nutzen Sie die Fläche und das Personal das Sie in Ihrem Ladenlokal haben und versenden Sie eingehende Online-Bestellungen direkt aus Ihrem Store oder Ihren Filialen. Auch bekannt unter dem Begriff: Ship from Store.

Kassenlösungen, wie flour bieten Ihnen die Möglichkeit, eingehende Bestellungen direkt auf Ihren Endgeräten anzuzeigen, das Etikett zu drucken und das Produkt versandbereit vorzubereiten. Leerläufe bei Ihrem Personal können für den Versand solcher Bestellungen optimal genutzt werden und zusätzliche Lagerflächen und Personal können umgangen werden.


INVENTUR IM EINZELHANDEL

Die Inventur ist Teil der ordnungsgemäßen Buchhaltung und ist daher Pflicht. Am Jahresende wird die Inventurliste Ihrem Steuerberater für die Bilanz vorgelegt. Wie alle steuerrelevanten Daten müssen auch die Daten der Inventur für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Inventur ist jedoch nicht nur ein Muss, sie kann auch als Mehrwert gesehen werden. Denn eine Bestandsaufnahme gibt Ihnen einen Überblick über alle Vermögenswerte die Ihr Unternehmen bietet. Moderne Kassensysteme wie flour stellen Ihnen alle Funktionen für eine ordnungsgemäße Inventur zur Verfügung.

Für eine reibungslose Durchführung der Inventur sollten Sie folgende Schritte beachten:

  • Stellen Sie ein Inventur-Team zusammen und informieren Sie dieses rechtzeitig

  • Führen Sie die Inventur frühzeitig durch, um Engpässe zu vermeiden

  • Erstelle Sie eine Skizze des Lagers und der Ladenflächen, zeichnen Sie ein, wo sich welche Waren befinden und weisen Sie Mitarbeitern einzelne Bereiche zu.

  • Skizzieren und Beschriften Sie Boxen und Regale

  • Beachten Sie noch ausstehende Bestellungen von Lieferanten, Artikel, die zurückgegeben wurden, sowie beschädigte Artikel

  • Stellen Sie Essen und Getränke bereit

  • Lassen Sie sich von den Inventur-Funktionen Ihres Kassensystems unterstützen.

FLOUR ONLINE KASSENSYSTEM

Die Cloud Kassenlösung flour ist eine All-In-One Kassensoftware. Das bedeutet, dass Ihnen alle neben modernsten Kassenfunktionen auch alle Warenwirtschafts Funktionen vollumfänglich und ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung stehen. Mit über 1.000 ERP-Features bietet Ihnen die flour POS Lösungen alle Funktionen — vom Management eines einzelnen Stores bis hin zur zentralen Verwaltung von über 50 Filialen. Profitieren Sie von starken Filial- und Lager-Management-Funktionen, einer integrierten Faktura, Bedarfsplanung, Einkaufsunterstützung und der nahtlosen Verbindung mit zusätzlichen Vertriebskanälen wie Onlineshop und Marktplätzen. Mit flour setzen Sie sich von Beginn an keine Grenzen im Wachstum und profitieren von allen essentiellen Funktionen, die ein modernes Einzelhandels-Business benötigt.







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