Effizienz und Überblick trotz wechselnder Teams: flour an den 18 Standorten der Schutzstation Wattenmeer
Weg von fehleranfälligen Excel-Listen, hin zu digitalen Kassenprozessen – wie die Schutzstation Wattenmeer mit der flour Kassensoftware ihre Finanzprozesse und das Veranstaltungsmanagement optimierte
Die Schutzstation Wattenmeer e.V. wurde 1962 als unabhängiger gemeinnütziger Verein gegründet, der sich für Schutz und Monitoring des einzigartigen Lebensraums Wattenmeer einsetzt.
- 18 Standorte
- Seit 2021 flour Kunde
- Nutzt das flour Business Paket
Die Schutzstation Wattenmeer setzt sich als unabhängiger Verein für Naturschutz und Umweltbildung sowie den Erhalt dieses faszinierenden Weltnaturerbes ein. Über 300.000 interessierte Menschen besuchen jährlich die 18 Standorte entlang der Westküste Schleswig-Holsteins, um an Veranstaltungen und Bildungsangeboten teilzunehmen: Das ist eine organisatorische Herausforderung auf vielen Ebenen für die mehr als 140 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, zu denen auch rund 100 stetig wechselnde Freiwillige zählen, die ein Freiwilliges Ökologisches Jahr (FÖJ) oder einen Bundesfreiwilligendienst (BFD) absolvieren.
Vor der Einführung eines digitalen Kassensystems nutzten die Teams der Schutzstation Wattenmeer manuelle Excel-Listen, was so umständlich wie fehleranfällig war. Mit flour verfügt man heute über eine moderne und vor allem zukunftsfähige Lösung, mit der auch die jährlich wechselnden Freiwilligen gut umgehen können.
Die Schutzstation Wattenmeer
Was aus der Begeisterung für die Landschaft und aus Sorge angesichts des damals aufkommenden Massentourismus entstand, ist heute eine erfolgreich breit aufgestellte Organisation, die durch eine Vielzahl von Angeboten und Maßnahmen dazu beiträgt, Natur und Biodiversität zu bewahren und das Bewusstsein für ökologische Zusammenhänge zu stärken. Als betreuender Verband überwacht die Schutzstation im Nationalpark natürliche Veränderungen und menschliche Eingriffe, regt Schutzmaßnahmen an und setzt diese auch direkt vor Ort um: Als anerkannter Träger öffentlicher Belange nehmen die Mitarbeiter zu Eingriffsplanungen Stellung und setzen die Rechte der Natur notfalls auch gerichtlich durch.
Neben wissenschaftlichem Monitoring und konkreten Naturschutzprojekten steht die Umweltbildung im Vordergrund: Wattwanderungen, interaktive Ausstellungen, Infozentren und Veranstaltungen sensibilisieren jährlich Hunderttausende für die Bedeutung des Wattenmeeres. Besonders Kinder und Jugendliche als den Verantwortlichen von morgen soll eine Faszination für diesen bedeutenden Naturraum mitgegeben werden. Die Schutzstation ist damit einer der wichtigsten zivilgesellschaftlichen Akteure im Nationalpark Wattenmeer.
Um mehr zu erfahren, besuchen Sie www.schutzstation-wattenmeer.de
5 Vorteile, die das Team der Schutzstation Wattenmeer überzeugten
- Flexibles und intuitiv bedienbares Kassensystem
- Cloud-basierte Lösung für orts- und zeitunabhängigen Zugriff
- Das flour Kassensystem verwaltet übergreifend alle 18 Standorte
- Schnittstellen zu Buchhaltung, Controlling und Warenwirtschaft
- Rechtssichere Buchungen und Transparenz in Echtzeit
Anforderungen
Die Herausforderungen, vor der die Schutzstation stand: Bisher arbeitete man mit Excel-Listen und selbst programmierten Übergangslösungen, in die jeder und jede Freiwillige dann eingearbeitet werden musste. Der Prozess war so aufwändig wie fehleranfällig und das Ergebnis weder rechtskonform noch in einem Format, das eine Steuerkanzlei weiterverarbeiten konnte. Erschwert wurden die Abläufe durch die hohe Personalfluktuation unter den rund 100 Freiwilligendienstleistenden, die jeweils nur für ein Jahr im Einsatz waren und in der Regel keine Erfahrungen mit Kassensystemen oder Buchhaltungsprozessen mitbrachten – und das an gleich 18 Standorten entlang der Küste.
Das Team der Schutzstation suchte also nach einer digitalen und auch sonst modernen Lösung für mehr Effizienz und Transparenz, die mitdenken und Probleme lösen sollte, statt neue zu erschaffen – wie es bei hohem Schulungsaufwand der Fall gewesen wäre. Die bisher geführten Excel-Listen ließen weder aussagekräftiges Controlling noch effiziente Schnittstellen zur Buchhaltung zu und die unterschiedlichen Anforderungen an den Standorten sollten außerdem in der Abwicklung vereinheitlicht werden. Eine der Anforderungen bestand außerdem darin, jederzeit aufwandlos einen aussagekräftigen Finanzüberblick in Echtzeit zu haben:
„Wir arbeiten mit Spendengeldern. Es ist eine besondere Verantwortung und Aufgabe, dass wir mit diesen Geldern gut umgehen: Non-profit heißt nicht, dass wir nicht aufs Geld gucken, sondern wir müssen ganz besonders darauf achten, weil wir unseren Spendern gegenüber zu einer besonderen Genauigkeit verpflichtet sind.“
Umsetzung
Wenn in einer komplexen, auf viele Standorte verteilten Organisation mit gehobenen Anforderungen ein Kassensystem eingeführt wird, geht es um wesentlich mehr als um den Einkauf von Technik: Einheitliche Prozesse einzuführen heißt Arbeit an der Kultur, an vielen Strukturen und diverse Entscheidungen für Verantwortlichkeiten. Nur mit der richtigen Lösung lassen sich dann Abläufe, Mindsets und die alltägliche Arbeit aller beteiligten Personen zufriedenstellend anders und neu organisieren. In der Schutzstation Wattenmeer kam noch dazu, dass die vielen Freiwilligen sich mit den buchhalterischen und Kassensystem-Aufgaben an sich nicht auskannten und meistens direkt aus der Schule kamen – außerdem wechselten sie jährlich und die Einarbeitung begann immer wieder von vorne.
Es musste also zunächst eine sinnvolle Arbeitsweise erarbeitet und dann für alle etabliert werden, dann mit der Software selbst gearbeitet und in diese eingeführt werden. In dieser anspruchsvollen Übergangsphase von Unübersichtlichkeit zu Struktur wurde das Team der Schutzstation Wattenmeer engmaschig durch den flour Support betreut. Die Ansprechpartnerin Frau Bremer beantwortete Fragen zur Systemarchitektur und half mit Tipps zum Onboarding der neuen Team-Mitglieder. Aus Hürden wurden Standards, und der nächste Jahrgang Freiwilligendienstleistender kam dann bereits im neuen System an und lernte die manuellen Kompromisse gar nicht mehr kennen.
Ergebnisse
Die Einführung von flour führte für die Schutzstation Wattenmeer zu den gewünschten Verbesserungen in allen relevanten Bereichen:
- Rechtskonformität und Transparenz: TSE-konforme Kassenführung und revisionssichere Abläufe
- Effizienz im Betrieb: Einheitliche Prozesse an 18 Standorten, deutliche Reduktion von Fehlerquellen
- Einfache Bedienung auch für buchhaltungsunerfahrene Freiwillige, weniger Fehlerquellen
- Flexibilität: Anlage neuer Artikel oder Spendenkategorien in wenigen Klicks
- Integriertes Arbeiten: Kasse, Faktura, Inventur und Materialwirtschaft in einem System
- Buchhaltung: DATEV-Export ermöglicht reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
- Controlling und Planung: Strukturierte Daten können ausgewertet werden und liefern wertvolle Erkenntnisse zur Veranstaltungsplanung und Spenden
- Transparente Nachvollziehbarkeit von Spendengeldern, erleichterte Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
- Angenehmeres, “frustfreies” Arbeiten mit hoher Zeitersparnis
Fazit
Durch die Digitalisierung des Kassensystems mithilfe von flour hat die Schutzstation Wattenmeer ihre Finanzprozesse auf eine praxistaugliche und zukunftsfähige Basis gestellt. Die besonderen Herausforderungen der Non-Profit-Strukturen mit Freiwilligendienstleistenden an 18 Standorten zeigen, wie flexibel flour zur Entlastung und professionellen Abwicklung eingesetzt werden kann – auch von Vereinen oder anderen Organisationen mit dezentralen Strukturen.
„Strukturierte Daten durch die Kasse sind total wertvoll für mich – vor allem, weil die freiwilligendienstleistenden Helfer und Helferinnen auch ihre Auslagen darüber machen können: Einfach den Beleg für die Ausgabe hochladen und die Buchung kann sofort verarbeitet werden. Mit dem Admin-Zugang kann ich mit allen Filialen und Standorten arbeiten. Es gibt nicht so viele Kassensysteme, mit denen man so eine komplexe Filialstruktur abbilden kann – und das inklusive einer Materialwirtschaft. Wir empfehlen daher flour allen Organisationen, die dezentral arbeiten. Diese Kassensystem-Lösung ist praxisnah, flexibel und eröffnet uns neue Möglichkeiten im Controlling und in der Planung.“
Fragen und Antworten zu dieser Case Study
Weil Einnahmen, Ausgaben und Spenden ortsübergreifend transparent und rechtskonform erfasst und gemeinsam verwaltet und an den Steuerberater weitergegeben werden können.
Sie ermöglicht einheitliche Prozesse zum Beispiel fürs Onboarding wechselnder Helfer, zentrale Auswertungen und dezentrale Bedienung, sodass jede Filiale individuell arbeitet, während die Zentrale den Überblick behält.
flour hat eine übersichtliche Preisstruktur, kundennahen Support, arbeitet cloudbasiert, TSE-konform und verbindet Kasse, Faktura, Inventur und Materialwirtschaft in einem System.
Eine digitale Kasse ersetzt fehleranfällige Excel-Listen, reduziert Verständnis- und Schulungsaufwand und erschafft eine tragfähige Grundlage für Controlling und Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien und ist damit zukunftsfähig.
flour ist skalierbar und kann beliebig viele Standorte abbilden, wie das Beispiel der 18 Filialen der Schutzstation Wattenmeer zeigt.
Ja. Die Lösung bei der Schutzstation Wattenmeer zeigt, dass jährlich 100 neue Freiwillige ohne Vorerfahrung problemlos eingearbeitet werden können.
Über die DATEV-Schnittstelle können Daten direkt exportiert werden, was die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien erheblich erleichtert. Durch die zentrale Verwaltung ist immer Überblick in Echtzeit gegeben.
Ja, Spenden lassen sich getrennt erfassen, etwa nach Veranstaltungen oder im Infozentrum, was eine transparente Auswertung ermöglicht.
Strukturierte Daten liefern wertvolle Erkenntnisse für Planung, Veranstaltungsmanagement und Spendenanalyse, statt der Kontostandabfrage ist bewusste Unternehmenssteuerung möglich.
Nein, flour eignet sich sowohl für Vereine und Non-Profit-Organisationen als auch für Unternehmen mit vielen Filialen für jede Art von Abrechnung, weitere Speziallösungen werden nicht benötigt.